Acuerdo de coworking: puesto flexible, fijo o despacho — Modelo editable

Esta plantilla formaliza la relación entre el gestor de un espacio de trabajo compartido y el usuario que contrata un puesto. Y hace algo que el nombre «coworking» esconde: separa las tres cosas que pueden estar contratándose, porque la naturaleza del acuerdo depende de lo que se contrate y no del nombre que las partes le den.

Qué está contratando cada usuario

El puesto flexible (hot desk), que no atribuye un espacio determinado, es una prestación de servicios. El puesto fijo y el despacho privado, cuando conceden el uso exclusivo y continuado de un espacio determinado, pueden constituir un arrendamiento para uso distinto del de vivienda, y esos arrendamientos se someten de forma imperativa a parte de la Ley de Arrendamientos Urbanos —entre otras cosas al régimen de la fianza— con independencia de cómo se titule el contrato. El documento incluye una cláusula específica para ese caso: fianza en metálico de dos mensualidades, obligatoria, que no puede rebajarse, suprimirse ni sustituirse por otra garantía, aunque sí caben garantías adicionales. Y explica qué hacer ante la duda.

¿Para quién es esta plantilla?

Está pensada para gestores y propietarios de espacios de coworking que documentan las condiciones de uso con cada usuario, y para autónomos y pequeñas empresas que contratan un puesto o un despacho y quieren saber qué están firmando.

¿Qué incluye la plantilla?

El acuerdo está dividido en 16 secciones:

• Partes — datos del gestor del espacio y del usuario.
• Objeto — dirección del espacio, código postal y la explicación de la naturaleza del acuerdo según la modalidad contratada.
• Modalidad contratada — casillas para puesto flexible, puesto fijo o despacho privado, con identificación del despacho, y horas de sala de reuniones incluidas.
• Fianza (puesto fijo y despacho privado) — la fianza obligatoria de dos mensualidades cuando el acuerdo es un arrendamiento, con campos para el importe y el IBAN de devolución, restitución al terminar previa comprobación del estado del espacio, e interés legal del dinero si transcurre un mes desde la entrega de llaves o credenciales sin devolverla. Explica también cuándo no rige esa fianza y por qué, ante la duda, conviene aplicarla.
• Servicios incluidos y horario de acceso — internet, zonas comunes, suministros, impresora y escáner, recepción y correspondencia y limpieza de zonas comunes; casillas para acceso 24/7, horario laboral u otro.
• Precio y forma de pago — precio mensual, IVA, domiciliación dentro de los cinco primeros días de cada mes y campo para la referencia de la revisión anual; a falta de indicación, el precio no se revisa.
• Domiciliación fiscal y social — casillas para contratarla o no, con obligación de cambiar el domicilio fiscal en un mes si se da de baja.
• Confidencialidad — reserva mutua durante dos años tras la terminación, con las excepciones habituales y el compromiso del usuario de no acceder a información de otros usuarios.
• Normas de convivencia — normas de uso, orden y limpieza del puesto. Incluye la coordinación preventiva que impone convivir en un mismo centro: el gestor entrega la información sobre riesgos, medidas de protección y emergencias —vías de evacuación, extintores, punto de reunión y responsable— para que cada usuario la traslade a su personal, con campo para dejar constancia.
• Protección de datos — el gestor es responsable de los datos de acceso y facturación, y no es encargado de los datos que el usuario trate en el espacio. Si se contrata un servicio que suponga ese acceso —apertura de correspondencia, digitalización, custodia de archivo— se formaliza un contrato de encargo antes de que empiece.
• Facturación electrónica y morosidad — interés de demora automático y compensación de 40 euros por costes de cobro entre empresas y profesionales, más facturación electrónica y VERIFACTU cuando resulten obligatorios.
• Duración y resolución — no hay duración mínima impuesta: es la que las partes escriban, y las prórrogas obligatorias del alquiler de vivienda no se aplican aquí. Si no se escribe ninguna, el acuerdo se entiende por meses; y si al terminar el usuario sigue quince días usando el espacio con la aquiescencia del gestor, se renueva tácitamente, por lo que conviene comunicar la terminación por escrito. Recoge también las causas de resolución de pleno derecho en la modalidad que constituya arrendamiento.
• Ley aplicable y jurisdicción — legislación española y Tribunales de Instancia de la localidad pactada.
• Firmas — campos de firma para el gestor del espacio y el usuario.

Fácil de adaptar a tus necesidades

La plantilla incluye casillas de verificación para la modalidad, el horario, la domiciliación y el IVA, y funciona en Microsoft Word, Google Docs y LibreOffice. Marca la modalidad contratada, rellena la fianza si procede y ajusta el precio y la duración.

Formato y extensión

Disponible para descargar como archivo Word (.docx) y en formato PDF. 5 páginas, tamaño A4.