Una plantilla bien hecha aguanta que la editen. Aguanta hasta que alguien hace una de cinco cosas concretas, y entonces se rompe sin avisar: el documento sigue viéndose bien en pantalla, y el defecto solo aparece semanas después, cuando alguien invoca una cláusula por su número.
Este artículo no es una lista de buenas costumbres. Es un diagnóstico: cinco síntomas que puede ver, la causa que hay detrás de cada uno y cómo se repara.
Los cinco síntomas
Abra el documento que le preocupa y compárelo con esta tabla. Si reconoce alguno de los síntomas de la izquierda, la causa está a la derecha y casi nunca es la que parece.
Por qué nada de esto se ve
Un documento tiene dos capas. La visible es el texto: la que usted lee, corrige y da por buena. La otra es la estructura — los estilos, la numeración automática, las remisiones y los campos — y es la que sostiene todo lo demás.
Editar toca las dos capas a la vez, pero solo enseña una. De ahí la sensación desconcertante de un documento que parece impecable y sin embargo está roto: el daño ocurrió abajo.
Síntoma 1: dos cláusulas con el mismo número
Es el defecto más común y el que más lejos llega. Si en un contrato con cláusulas numeradas automáticamente alguien escribe a mano «12.» delante de un párrafo, la lista automática lo ignora: la siguiente cláusula que el procesador numere será también la 12.
La reparación es quitar el número escrito a mano y dejar que la lista vuelva a contar. Lo que no se repara solo es lo que ese número arrastró: siga leyendo.
Síntoma 2: un título que no cuenta como título
Al añadir un apartado, la tentación es poner el texto en negrita y subirle dos puntos el tamaño. El resultado se parece, pero no pertenece a la jerarquía del documento: no entra en el índice, no se renumera con los demás y no hereda los espacios.
La reparación cuesta un clic. Ponga el cursor sobre un título que sí funcione, mire qué estilo aparece marcado en la galería y aplíquelo al título nuevo.
Síntoma 3: una remisión que apunta a otra cosa
Este síntoma casi nunca es un problema propio: es la consecuencia del síntoma 1. Cuando la numeración se rompe, «lo previsto en la cláusula 12» deja de identificar nada, y el texto no da ninguna señal de ello.
Por eso conviene repararlo en orden. Arreglar las remisiones antes que la numeración es trabajo perdido: al recomponer la numeración se vuelven a mover.
Síntoma 4: un párrafo que desentona
Traer texto de otro documento arrastra su tipografía, su interlineado y, a veces, su propia lista numerada conviviendo con la del documento. Lo visible es un párrafo que canta; lo invisible es una segunda numeración compitiendo con la primera.
Pegue siempre como texto sin formato y dé formato después con los estilos del documento. Lo mismo vale para la sangría: si la ha hecho con espacios o tabuladores, se moverá en cuanto cambie la longitud de una línea.
Síntoma 5: el PDF no se parece al Word
Aquí no hay nada roto en el documento: hay tres cosas que cambian al exportar, y conviene mirarlas antes y no después de enviar.
A esos tres puntos añada dos revisiones que no son de forma sino de contenido: que no quede ningún control de cambios sin aceptar ni rechazar, que no quede ningún comentario al margen, y que las propiedades del documento no lleven el nombre de un autor ajeno. Busque además el corchete y el guion bajo: siempre sobrevive alguno en un anexo.
Después de firmar
Guarde los dos archivos: el PDF es lo que se firma, el Word es la base para la próxima modificación. Y cuando haya que cambiar algo una vez firmado, no se reabre el archivo firmado: se redacta un anexo y se firma como el contrato inicial.
En resumen
- El daño está en la capa que no se ve; por eso el documento roto parece correcto.
- Nunca escriba a mano el número de una cláusula numerada automáticamente.
- Aplique el estilo que ya existe en lugar de imitar su aspecto.
- Las remisiones se reparan después de la numeración, nunca antes.
- Pegue como texto sin formato; la sangría viene del estilo, no de los espacios.
- Antes de exportar: A4, fuentes, campos, cambios, comentarios, corchetes y propiedades.
- Lo que cambie tras la firma va en un anexo.
Nuestras plantillas están montadas con estilos y numeración automática, de modo que aguantan la edición: por ejemplo el contrato de trabajo indefinido (cuyos tipos comparamos aquí), el contrato de compraventa de vehículo entre particulares o el acuerdo de confidencialidad. Puede verlas todas en el catálogo, y la revisión del contenido está en las doce comprobaciones antes de firmar.
Esta guía trata sobre el manejo de documentos y es información general; no constituye asesoramiento jurídico.
